1.   Inledning – var är visselblåsning och varför är det viktigt?

LLENTAB Group strävar efter ett transparent företagsklimat och en hög affärsetisk nivå.Våra medarbetare har en nyckelroll för att fånga upp eventuella oegentligheter som behöver korrigeras.

Vår visselblåsartjänst erbjuder en möjlighet att konfidentiellt kommunicera misstankar om oegentligheter. Tjänsten är viktig för att minska risker och för att upprätthålla förtroendet för vår verksamhet, genom att vi kan upptäcka och åtgärda misstänkta oegentligheter i ett tidigt skede.

Visselblåsarmeddelanden kan lämnas öppet eller anonymt.

Syftet med dessa Riktlinjer för visselblåsartjänsten är att uppmuntra medarbetare (och eventuellt externa parter) att kommunicera misstänkta oegentligheter utan risk för repressalier, och att säkerställa en adekvat utredningsprocess.

  1. När kan man visselblåsa?

Visselblåsartjänsten kan användas för att uppmärksamma oss om allvarliga risker, som kan skada individer, vårt företag/vår organisation, samhället eller miljön.

Tjänsten får endast avse uppgifter om allvarliga oegentligheter avseende:

  • bokföring, intern bokföringskontroll, revision, bekämpande av mutor, brottslighet inom bank- och finansväsen, eller
  • andra allvarliga oegentligheter som rör bolagets eller koncernens vitala intressen eller enskildas liv och hälsa, som till exempel allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen och mycket allvarliga former av diskriminering och trakasserier.

Ärensen så som missnöje på arbetsplatsen eller relaterade frågor ska tas upp med en arbetsledare eller chef, eftersom dessa frågor inte kan behandlas som visselblåsarärenden.

En person som skickar ett meddelande genom visselblåsartjänsten behöver inte ha bevis för misstanke. Inga anklagelser får dock göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Missbruk av visselblåsartjänsten är ett allvarligt disciplinbrott.

Visselblåsning i Sverige: Personuppgifter om lagöverträdelse behandlas enbart för nyckelpersoner eller personer i ledande ställning, i enlighet med Datainspektionens riktlinjer.

3.   Hur kan visselblåsartjänsten användas?

Det finns olika sätt att delge en misstanke:

4.   Utredningsprocessen

Utredning

Samtliga visselblåsarmeddelanden behandlas seriöst och i enlighet med dessa riktlinjer.

  • Ingen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
  • Visselblåsarmeddelanden hanteras konfidentiellt av alla som är involverade.

Skydd för visselblåsare som är öppen med sin identitet

En visselblåsare som uttrycker en genuin misstanke eller farhåga enligt dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sakntioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att visselblåsaren har handlat i god tro.

Såvida det inte är olämpligt med hänsyn till den utpekades integritet och andra sekretessfrågor kommer en visselblåsare som väljer att uppge sin identitet att informeras om hur utredningen fortlöper.

I fall av misstänkt brott kommer visselblåsaren att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut under domstolsförfarandet.

För att säkerställa oberoende och sekretess tas alla anmälningar emot av en extern aktör som granskar rapporten och skickar vidare ärendet till utsedda ärendehanterare hos LLENTAB. Den externa aktören säkerställer samtidigt att ärenden inte skickas till ärendehanterare som ärendet eventuellt berör.

Vid behov av extern kompetens, kan utredningar kan även ske av extern aktör med lång erfarenhet av visselblåsarärenden och relaterade utredningar. Inga uppgifter om dig som anmälare kommer att avslöjas såvida du inte gett ditt godkännande till detta. Du väljer själv om du vill vara helt anonym för den oberoende aktörens utredare eller om du vill säga vem du är.

Radering av data

Persondata som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation ska raderas vid avslutad utredning, med undantag för om persondata bör sparas med hänvisning till annan relevant lagstiftning. Radering sker 30 dagar efter avslutad utredning. Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras ska nonymiseras; de får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras.

5.   Rättslig grund för riktlinjerna

Dessa riktlinjer är baserade på Databasskyddsförordningen, GDPR och Datainspektionens riktlinjer.

6.   Överföring av personuppgifter utanför EES

All data lagras inom EU. Det finns ett generellt förbud mot överföring av personuppgifter från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) såvida inte särskilda bestämmelser om skydd för hantering av data kan genereras.

OBS. Omfattningen för dessa Riktlinjer för visselblåsning inkluderar inte potentiell överföring av personuppgifter från EES till dotterbolag utanför EES.